HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức thực hiện các hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân gây ra các sự không phù hợp đã xảy ra trong quá trình giải quyết công việc và hành động phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân gây ra các sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn ngừa sự tái diễn hoặc ngăn chặn sự xuất hiện.
 

2. PHẠM VI

Áp dụng cho các hoạt động trong HTQLCL  theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của  UBND Thị trấn Cam Lộ.
 

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

• Điều 8.5.2, 8.5.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9000:2008
• Sổ tay chất lượng

 

4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

• HĐKP:          Hành động khắc phục
• HĐPN:          Hành động phòng ngừa
• KPH:             Không phù hợp
• QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
• Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.
• Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
• Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu (của văn bản pháp quy và các quy định liên quan).

 

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả công việc	Biểu mẫu
5.1	Phát hiện sự KPH/KPH tiềm ẩn	Mọi cán bộ, công chức	Ghi nhận nội dung sự không phù hợp. Trong trường hợp sự không phù hợp là các khiếu nại khách hàng thì người có trách nhiệm ghi nhận phản hồi của khách hàng vào biểu mẫu BM 05.02 – Sổ theo dõi phản hồi khách hàng, sau đó thông báo cho QMR.	BM 05.02
5.2	Xem xét và chỉ định người chủ trì	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Xem xét bản chất sự KPH. Nếu đúng, chỉ định người chủ trì theo dõi HĐKP, HĐPN theo các bước tiếp theo. Nếu không chính xác, phản hồi và trả lời với người phản hồi/khiếu nại. Trong trường hợp, khiếu nại bằng văn bản, thông báo cho người khiếu nại thực hiện theo Luật khiếu nại, tố cáo	BM 05.01
5.3	Điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP, HĐPN	Người được chỉ định	Người được chỉ định điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP, HĐPN lên người có thẩm quyền.	BM 05.01
5.4	Phê duyệt HĐKP, HĐPN	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Xem xét kết quả điều tra và HĐKP, HĐPN được đề xuất	BM 05.01
5.5	Thực hiện HĐKP, HĐPN	Người được chỉ định	Thực hiện HĐKP, HĐPN theo đề xuất.	BM 05.01
	Xem xét kết quả	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Đánh giá kết quả thực hiện HĐKP, HĐPN xem có loại bỏ được nguyên nhân của sự KPH và ngăn ngừa việc tái diễn. Nếu đạt, cho lưu hồ sơ theo bước tiếp theo. Nếu không đạt, mở yêu cầu HĐKP, HĐPN mới và quay trở lại 5.3.	BM 05.01
5.6	Lưu hồ sơ	Đơn vị khắc phục	Lưu lại hồ sơ	BM 05.01

 

6. BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
	BM 05.01	Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa
	BM 05.02	Sổ theo dõi phản hồi của khách hàng

 
 

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
	Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa
	Sổ theo dõi phản hồi của khách hàng
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.