camthanh

KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Thứ tư - 24/05/2017 04:05
  1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND Thị trấn Cam Lộ đảm bảo kiểm soát các hồ sơ không mất mát, hư hỏng, truy cập nhanh.
  1. PHẠM VI
Áp dụng cho tất cả các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của tất cả các phòng ban tại UBND Thị trấn Cam Lộ.
  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  • Điều 4.2.4 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
  • Sổ tay chất lượng.
  1. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
  • Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.
  • Đơn vị:         Các đơn vị trực thuộc UBND Thị trấn Cam Lộ.
  • ĐDLĐ:         Đại diện lãnh đạo    
  • HTQLCL:     Hệ thống quản lý chất lượng                                                       
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả công việc Biểu mẫu
5.1 Lập danh mục hồ sơ Các đơn vị ĐDLĐ và các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM 02.01 – Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này BM 02.01
5.2 Lưu giữ hồ sơ Các đơn vị Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu, trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.
Phụ thuộc vào từng loại hồ sơ, các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian (ngày, tháng), hoặc theo số thứ tự, hoặc theo loại, hoặc theo mẫu tự A, B, C, hoặc kết hợp vừa thời gian vừa theo loại, ….
Quy định kiểm soát hồ sơ: quy định rõ tên hồ sơ, phương pháp lưu hồ sơ, tên file bìa hồ sơ, nơi lưu, thời gian lưu và nhân viên chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản.
Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.
 
5.3 Mượn và trả hồ sơ Các đơn vị Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, đơn vị cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại. BM 02.02
5.4 Hủy hồ sơ Các đơn vị Khi hồ sơ đến thời hạn hoặc quá thời gian lưu giữ đề nghị thanh lý thì hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc tái sử dụng hoặc tái chế. Chuyên viên lưu giữ hồ sơ phải lập biên bản hủy hồ sơ trình lãnh đạo phê duyệt trước khi huỷ hồ sơ. BM 02.03
 
  1. BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
  1.  
BM 02.01 Danh mục hồ sơ
  1.  
BM 02.02 Mượn và trả hồ sơ
  1.  
BM 02.03 Hủy hồ sơ
 
  1. HỒ SƠ CẦN LƯU
TT Tên Biểu mẫu
  1.  
Danh mục hồ sơ
  1.  
Mượn và trả hồ sơ
  1.  
Hủy hồ sơ
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây