cam thanh xa

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Thứ tư - 24/05/2017 04:15

1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định cách thức kiểm soát các tài liệu, đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND Thị trấn Cam Lộ đảm bảo các tài liệu luôn thích hợp và sẵn có ở những nơi mà hoạt động ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
2. PHẠM VI
Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng tại UBND Thị trấn Cam Lộ.
Trách nhiệm áp dụng: Tất cả các cán bộ-công chức, bộ phận phòng ban trực thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND Thị trấn Cam Lộ.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
- Sổ tay chất lượng.
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT 
Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của UBND Thị trấn Cam Lộ liên quan đến HTQLCL.
Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu của UBND Thị trấn Cam Lộ cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.
Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc UBND Thị trấn Cam Lộ
ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo       
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
 
 
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
    5.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ
 
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả công việc Biểu mẫu  
5.1.1 Nhu cầu thiết lập/sửa đổi tài liệu Mọi cán bộ, công chức Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ công chức có nhu cầu đề xuất với lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ về tài liệu nội bộ cần ban hành
Nếu được lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ chấp nhận cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại quá trình sẽ kết thúc
   
5.1.2 Thiết lập/sửa đổi tài liệu Người được chỉ định Thiết lập/sửa đổi tài liệu theo nhu cầu    
5.1.3 Xem xét và phê duyệt tài liệu Đại diện lãnh đạo hoặc lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ Lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.
  • Nếu được chấp nhận thì chuyển tài liệu cho lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ phê duyệt.
  • Nếu không chấp nhận, lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình được thực hiện theo ý thứ nhất.
    Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:
 
Loại tài liệu Thẩm quyền xem xét Thẩm quyền phê duyệt
Sổ tay chất lượng
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng
ĐDLĐ Chủ tịch
Thủ tục, quy trình bắt buộc ĐDLĐ Chủ tịch
Thủ tục, quy trình nội bộ, tác nghiệp Trưởng đơn vị / Phó Chủ tịch phụ trách Chủ tịch
Các hướng dẫn công việc Trưởng đơn vị ĐDLĐ/Phó Chủ tịch phụ trách
   
5.1.4 Lập danh mục, theo dõi tình trạng và phân phối tài liệu Ban ISO Ban ISO cập nhật các tài liệu nội bộ được phê duyệt theo BM 01.01-Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong nội bộ UBND Thị trấn Cam Lộ và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo.
Ban ISO phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02-Sổ phân phối tài liệu.
BM 01.01
 
 
 
 
BM 01.02
5.1.5 Lưu giữ tài liệu Các đơn vị liên quan Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01-Danh mục tài liệu nội bộ BM 01.01
5.1.6 Thu hồi tài liệu Ban ISO Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ, Ban ISO thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02-Số phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất
Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời.
BM 01.02
 
5.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
 
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả công việc Biểu mẫu
5.2.1 Thu thập các tài liệu liên quan Mọi cán bộ, công chức Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho Lãnh đạo  
5.2.2 Lập danh mục, theo dõi tình trạng và phân phối tài liệu Lãnh đạo Lãnh đạo xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.
Lãnh đạo chỉ đạo Ban ISO lập BM 01.03-Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài của UBND Thị trấn Cam Lộ đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan.
BM 01.03
5.2.3 Lưu giữ tài liệu Các đơn vị liên quan Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03-Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình. BM 01.03
5.2.4 Thu hồi tài liệu Ban ISO Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Ban ISO thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối và phân phối tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải được đánh dấu lỗi thời
 
6/ BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
  1.  
BM 01.01 Danh mục tài liệu nội bộ
  1.  
BM 01.02 Sổ Phân phối tài liệu
  1.  
BM 01.03 Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
 
 
7/ HỒ SƠ CẦN LƯU
TT Tên Biểu mẫu
  1.  
Danh mục tài liệu nội bộ
  1.  
Sổ Phân phối tài liệu
  1.  
Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 01 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây