HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Thứ tư - 17/05/2017 03:18
  1. MỤC ĐÍCH
UBND Thị trấn Cam Lộ thiết lập, ban hành, duy trì thực hiện và cải tiến quy trình xem xét của lãnh đạo nhằm xem xét và đảm bảo rằng:
- Hệ thống quản lý chất lượng của UBND Thị trấn Cam Lộ được duy trì hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức, hệ thống tài liệu chất lượng và cung cấp nguồn lực có đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Các thủ tục, quy trình và các hướng dẫn công việc được tuân thủ đúng theo quy định để thỏa mãn các yêu cầu của tổ chức/công dân .
- Lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ có xem xét và giải quyết thỏa đáng các trường hợp có phản ánh, khiếu nại của tổ chức và  công dân phát sinh.
- Xem xét kết quả đánh giá chất lượng nội bộ sẽ được trình trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
  1. PHẠM VI
2.1 Phạm vi áp dụng
            Quy trình này được áp dụng để xem xét:
 -  Bên trong hệ thống: Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
 -  Bên ngoài hệ thống: Mức độ đáp ứng của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công đối với các yêu cầu của tổ chức và công dân .
 -  Đánh giá hệ thống: xem xét khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công.
2.2 Trách nhiệm và quyền hạn
  2.2.1 Trưởng Ban có trách nhiệm: quyết định thời gian, lĩnh vực cần phải được xem xét 
- Chỉ định một cán bộ hoặc một người trong Ban lãnh đạo xem xét, thực hiện việc xem xét và giải quyết các vướng mắc trước và sau khi đánh giá.
- Quyết định những nội dung cách thức khắc phục và phòng ngừa, cải tiến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sau khi đã thực hiện việc xem xét của lãnh đạo.
- Đối chiếu kết quả hoạt động chất lượng với những kế hoạch đã đề ra để xem xét và giải quyết.
  2.2.2 Đại diện lãnh đạo: 
- Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa sự không phù hợp xuất hiện trong quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công. Phát hiện và lập hồ sơ khắc phục và phòng ngừa các vấn đề chất lượng dịch vụ hành chính công, quá trình, hệ thống quản lý chất lượng.
-  Đề xuất, kiến nghị hoặc cung cấp các giải pháp khắc phục, phòng ngừa.
-  Thẩm tra, xác nhận việc thực hiện các giải pháp.
-  Kiểm soát việc thực thi các quá trình hoạt động dịch vụ không phù hợp cho đến khi lỗi sai hoặc các điều kiện không thỏa mãn tổ chức hoặc Công dân được khắc phục.
- Tổng hợp việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng để Trưởng Ban xem xét và được xem như là một cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
- Báo cáo cho lãnh đạo xem xét bao gồm :
+ Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ trong kỳ hoạt động.
+ Các hoạt động khắc phục đã thực hiện.
+ Tình trạng chung của hoạt động chất lượng trong tổ chức: các bộ phận có viết, thực thi các thủ tục quy trình công việc có kịp thời, đầy đủ, đúng đắn theo quy định của các điều khoản ISO 9001:2008 hay không. Nhân sự có được đào tạo về ISO 9001:2008 hay không?
 + Bảo đảm các hoạt động khắc phục được thực hiện đối với bất kỳ sai sót nào bị phát hiện.
  2.2.3 Phụ trách bộ phận có trách nhiệm: 
Báo cáo cho Trưởng Ban về các ý kiến phản ảnh của khách hàng và kết quả giải quyết các dịch vụ hành chính công liên quan đến hoạt động của bộ phận, báo cáo tình hình triển khai các hoạt động chất lượng của bộ phận (viết ra và thực thi hệ thống tài liệu chất lượng), tình hình thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa.
  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Điều khoản 5.6 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 – Xem xét của lãnh đạo.
- Điều 5.6 của Sổ tay chất lượng.
  1. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
4.1 Định nghĩa - Thuật ngữ 
Xem xét của lãnh đạo: Việc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công đối với chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các nội dung trong HTQLCL đã được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Phù hợp: Hoàn thành các yêu cầu đã định.
Không phù hợp: Không hoàn thành một yêu cầu đã xác định.
Hoạt động khắc phục: Hành động nhằm giảm thiểu những nguyên nhân đã tạo ra các sự không phù hợp, những khuyết tật, những tình trạng không mong muốn để ngăn ngừa tái diễn.
Hoạt động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng.
4.2 Các từ viết tắt 
- Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ
- Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL
- Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Tổ ĐGNB
- Cán bộ công chức: CBCC
- Hành chính công: HCC
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH
Xem xét của lãnh đạo được thực hiện ít nhất 01 lần trong năm. Thành phần tham gia vào việc xem xét của lãnh đạo bao gồm:
- Toàn bộ Lãnh đạo Ban và các phụ trách bộ phận.
- Các cán bộ, chuyên viên khác được mời.
      5.1 Lưu đồ :
Trách nhiệm Mô tả công việc Tài liệu liên quan
Bước 1
Đại diện lãnh đạo
 
Bước 2
Trưởng các bộ phận
 
Bước 3
Đại diên lãnh đạo
 
Bước 4
Lãnh đạo Ban ISO  và các bộ phận
 
Bước 5
Chủ tịch
 
Bước 6
Phụ trách các bộ phận
 
 
 
Bước 7
Đại diên lãnh đạo,
 bộ phận liên quan
 
Thông báo họp xem xét HTQLCL
 
Báo cáo về áp dụng HTQLCL
 
Báo cáo tổng hợp
 
Biên bản họp xem xét HTQLCL
 
Biên bản họp xem xét HTQLCL
 
Kế hoạch thực hiện
 
 

 5.2 Mô tả nội dung
        5.2.1  Định kỳ tối thiểu 01 lần/năm, Lãnh đạo UBND Thị trấn Cam Lộ tiến hành việc xem xét hiệu quả toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng. Ban lãnh đạo quyết định thời điểm triệu tập cuộc họp và ra các yêu cầu để các đơn vị chuẩn bị cho cuộc họp. Đại diện lãnh đạo ra thông báo về cuộc họp gửi các đơn vị. Nội dung thông báo này bao gồm:
- Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.    
- Chương trình chi tiết (nội dung, phân công trình bày, phân bố thời gian).
- Yêu cầu các đơn vị chuẩn bị báo cáo và thời hạn nộp.
- Các chú ý khác (nếu có) .
      (Thông thường thông báo này được gửi trước thời điểm họp khoảng 02 tuần, các đơn vị có 05 ngày lập báo cáo. Đại diện lãnh đạo tổng hợp các báo cáo gửi cho lãnh đạo trước cuộc họp từ 1 đến 2 ngày). 
    5.2.2  Lãnh đạo các bộ phận căn cứ trách nhiệm của đơn vị mình thực hiện việc báo cáo trên cơ sở  thu thập các thông tin, tiến hành phân tích và tổng hợp các thông tin đó về các mặt sau:   
Các yêu cầu Chu kỳ Đơn vị báo cáo Nội dung cần báo cáo
Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ Sau mỗi đợt đánh giá nội bộ Trưởng đoàn đánh giá Số điểm không phù hợp của mỗi bộ phận, tình trạng tái diễn trong lần đánh giá sau, tình trạng khắc phục và số lỗi còn lại.
Phản hồi của 
tổ chức/công dân
( Khiếu nại, tố cáo)
Định kỳ 6 tháng Các bộ phận Khiếu nại: Tổng số khiếu nại đã có, các khiếu nại chủ yếu, nguyên nhân, kết quả xử lý và biện pháp khắc phục.
Phân tích, thống kê các phiếu góp ý của Tổ chức/công dân; kết quả của việc phân tích các phản hồi về chất lượng dịch vụ HCC của Ban .
Việc thực hiện các quá trình của HTQLCL Định kỳ 6 tháng Các bộ phận Liên quan đến mục tiêu chất lượng: Kết quả thực hiện các quá trình liên quan đến mục tiêu chất lượng, % đạt được so với mục tiêu.
Kết quả của toàn bộ quá trình thẩm tra định kỳ các quá trình, các kế hoạch. Định kỳ 1 năm 1 lần Ban ISO Các quá trình khác: Tình hình thực hiện các hoạt động chính của bộ phận.
Sự phù hợp của dịch vụ HCC Định kỳ 6 tháng Các bộ phận Tổng các dịch vụ KPH đã có ở từng bộ phận...
Tình trạng của các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến tính hiệu lực của hoạt động khắc phục. Định kỳ 6 tháng Các bộ phận Các hành động khắc phục phòng ngừa và cải tiến đã có, số đã thực hiện và số còn lại.
Đánh giá và xem xét các kỳ họp trước Định kỳ 1 năm 1 lần Các bộ phận liên quan Báo cáo về tình hình thực hiện các quyết định đã ra từ lần họp xem xét trước của mỗi bộ phận liên quan.
Những thay đổi/nhu cầu thay đổi liên quan đến HTQLCL Định kỳ 6 tháng Các bộ phận liên quan Các tác động của việc thay đổi (luật định, nhiệm vụ mới, cơ cấu tổ chức, nhân sự) liên quan đến hệ thống, tình trạng xử lý(nếu có)và kết quả.
Các kiến nghị hay đề xuất cải tiến Định kỳ 6 tháng Các bộ phận Báo cáo các kiến nghị và đề xuất của bộ phận mình lên cho Ban lãnh đạo.
Chú ý khi áp dụng: Các thông tin này phải rõ ràng, dưới dạng dữ liệu(có thể dưới dạng  bảng biểu hoặc biểu đồ, đồ thị), có nhận xét về xu hướng biến đổi nhằm mục đích so sánh theo từng thời kỳ và đo lường tình hình  thực hiện của các mục tiêu chất lượng và của hệ thống).
5.2.3  Đại diện lãnh đạo tổng hợp báo cáo và cũng lập báo cáo về kết quả của cuộc đánh giá nội bộ gần nhất, tình trạng khắc phục các tồn tại, việc thực hiện các mục tiêu chất lượng của Ban ISO, các vấn đề liên quan đến HTQLCL và các kiến nghị.
5.2.4  Chủ tịch tiến hành họp, thảo luận và xem xét các thông tin trên cơ sở  các báo cáo của các đơn vị đã lập.
Trong cuộc họp này, Chủ tịch là người điều khiển nhằm đảm bảo xem xét được đầy đủ các nội dung đã đề ra và trong thời gian họp đã xác định trước. Và cử một người ghi chép biên bản cuộc họp.
Dựa vào kết quả xem xét các thông tin, ban lãnh dạo kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực của HTQLCL, đồng thời đánh giá cơ hội cải tiến, nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý, kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu.
Chú ý khi áp dụng: Các biên bản xem xét phải ghi nhận xét đánh giá tình hình thực hiện của từng mục tiêu chất lượng, không được ghi chung chung cho tất cả các mục tiêu.
5.2.5 Trưởng Ban đề ra các quyết định, bao gồm cả các chính sách, mục tiêu mới liên quan đến việc:
- Nâng cao tính hiệu lực của hệ thống và cải tiến các quá trình.
- Cải tiến các dịch vụ HCC liên quan đến yêu cầu của tổ chức/công dân.
- Các nhu cầu và nguồn lực
Kết quả xem xét của lãnh đạo được ghi vào biên bản cuộc họp. Trưởng Ban và những người liên quan ký xác nhận nội dung cuộc họp.
Biên bản này được phân phối cho tất cả các đơn vị trong HTQLCL.
(Chú ý khi áp dụng: Các mục tiêu này phải rõ ràng, không chung chung, phải cụ thể và dưới dạng có thể đo lường được và có thời hạn thực hiện).
5.2.6 Các đơn vị liên quan căn cứ vào các quyết định, mục tiêu định hướng của Trưởng Ban để triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho đơn vị mình, sau đó tiến hành lập kế hoạch và triển khai thực hiện.
(Chú ý khi áp dụng: Thông thường, đại diện lãnh đạo chất lượng lên kế hoạch tổng thể, các đơn vị liên quan lên kế hoạch chi tiết tương ứng với phần việc của mình).
5.2.7 Lưu hồ sơ, theo dõi thực hiện: Đại diện lãnh đạo và các đơn vị liên quan lưu hồ sơ  và theo dõi thực hiện kế hoạch.
 
 
  6.  BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
  1.  
BM 06.01 Thông báo họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng
  1.  
BM 06.02 Báo cáo về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
  1.  
BM 06.03 Biên bản họp xem xét HTQLCL của Lãnh đạo
 
7.   HỒ SƠ CẦN LƯU
 
TT Tên Biểu mẫu
  1.  
Thông báo họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng
  1.  
Báo cáo về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
  1.  
Biên bản họp xem xét HTQLCL của Lãnh đạo
  1.  
Hồ sơ khác liên quan đến cuộc họp
Hồ sơ được lưu tại Ban ISO, thời gian lưu: 03 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Xếp hạng: 0 - 0 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây